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Puerto de Rotterdam elige UMRA para reemplazar Novell

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  • La solución para la Gestión de Identidad y de Acceso de Tools4ever. Con ella, la administración de cuentas de usuario y aprobación según un flujo de trabajo determinado
  • Crear, modificar o borrar cuentas más rápido. No se contamina el Active Directory, para que no se paguen licencias innecesariamente. Los gerentes están involucrados en el proceso de administración de usuarios, que resulta en menos carga para el departamento de IT

Trayecto de reemplazo de IdM en Puerto de Rotterdam exitoso con Gestión de Identidad y de Acceso de Tools4ever

Puerto de Rotterdam N.V. es promotor, administrador y explotador del complejo industrial y del puerto de Rotterdam en los Países Bajos. Con más de 2.000 cuentas de usuario, la empresa pronto vio el valor de una solución para la Gestión de Identidad y empezó con una solución de Novell en 2006. "En realidad, nunca se terminó la implementación de este producto", dice Kees Tuchscherer, líder de proyecto en el Puerto de Rotterdam.

"El Manager de Identidad de Novell era mal mantenido desde la implementación. Además es poco flexible y no está preparado para nuevos desarrollos como computación en la nube. Desde 2007, subcontratamos la administración de Novell hacia KPN como parte del contrato de subcontratación. Novell no pertenece a los servicios estándares de KPN y por ello KPN tiene pocos especialistas para ejecutar modificaciones eventuales, por ejemplo después de una reorganización. El año pasado (2012) empezamos un trayecto de reemplazo."

Elección basada en integración

Después de la creación de un caso de negocios, el Puerto de Rotterdam empezó a buscar otra solución. Pronto se eliminaron varios proveedores porque no podían usar la metodología Scrum. La búsqueda también incluyó soluciones de IdM (Identity Management; Gestión de Identidad) de Microsoft y SAP. Kees Tuchscherer dice: "Usamos SAP como sistema de RRHH y como fuente para pasar modificaciones en cuentas de usuario. Por eso, sería lógico elegir la solución de IdM de SAP, pero es difícil vincular SAP a las soluciones de Microsoft que usamos para la ofimática. A su vez, es difícil vincular la solución de Microsoft a SAP. Buscamos una solución que se puede integrar fácilmente con ambos proveedores. Así encontramos Tools4ever." Gracias a entre otros el precio y una referencia de Obras Públicas de Rotterdam, el Puerto de Rotterdam decidió empezar con User Management Resource Administrator de Tools4ever.

"Es una mejora enorme comparada con la situación con Novell. En aquellos tiempos, teníamos que organizar una acción de limpieza anual para averiguar cuáles cuentas se podían borrar."

Kees Tuchscherer, Líder de proyecto en el Puerto de Rotterdam

Administración de identidades, digitales un proceso claro

Con UMRA se realizó una vinculación con SAP ERP HCM inclusive la Gestión de Flujo de Trabajo (Workflow Management; WFM) y Autoservicio (Self Service; SS). Cuando el departamento de personal introduce nuevos empleados en SAP, el gerente adecuado recibe una notificación automática por correo electrónico. El gerente controla los datos del empleado y puede solicitar provisiones adicionales a través del panel de Autoservicio. Por ejemplo, puede solicitar software adicional al lado de la ofimática estándar, un teléfono móvil, un uniforme o un escritorio. Después de aprobación del gerente, se crea la cuenta en el Active Directory. Cuando se solicitaron las provisiones adicionales, el departamento respectivo recibe una notificación para que pueda tomar las acciones adecuadas.

Cuando se termina un contrato, se bloquea la cuenta en la fecha correcta y a pasar el tiempo se borra por completo. "Es una mejora enorme comparada con la situación con Novell", dice Kees Tuchscherer. "En aquellos tiempos, teníamos que organizar una acción de limpieza anual para averiguar cuáles cuentas se podían borrar. Ahora tenemos un proceso claro y eso implica que no pagamos licencias innecesariamente." Además, en la situación anterior, las cuentas no se creaban directamente, eso era un proceso un poco tardado. Kees Tuchscherer agrega: "Las notas para aprobación de cuentas y asignación de recursos iban a empleados involucrados (alrededor de 15 personas). Entonces ellos tenían que averiguar si tenían que tomar acciones. Con UMRA este proceso es mucho más eficiente, porque sólo el proveedor de la provisión ofrecida recibe una notificación."

En vivo dentro de 4 meses

Kees Tuchscherer está muy satisfecho sobre el trayecto de implementación. "Había dudas sobre el periodo de implementación planeado. Pero al final, estuvimos en vivo después de 4 meses, aunque el consultor de Tools4ever sólo gastó 2 días por semana como máximo en el proyecto. El consultor trabajó muy cautelosamente y tiene mucho conocimiento y experiencia relevante."